Chez VINCI Construction France, un projet de Profit Recovery fructueux

À la suite d’une restructuration, l’une des directions opérationnelles du leader français du BTP, la DO Habitat Ile-de-France, a souhaité lancer un projet de Profit Recovery pour retrouver les doubles paiements potentiellement générés par cette opération de restructuration. Grâce à Runview, la DO Habitat Ile-de-France de VINCI Construction France a pu identifier des erreurs et récupérer les montants en jeu, mais a aussi tiré de cette mission des enseignements sur d’autres sujets qui lui permettront d’améliorer ses processus à l’avenir.

En matière de comptabilité, il y a des erreurs dont on ignore l’existence et d’autres – liées à des circonstances exceptionnelles – dont on a conscience, sans avoir toujours la possibilité de les corriger dans l’immédiat. Le Profit Recovery permet alors de les traiter a posteriori. C’est dans cette perspective que les équipes de la DO Habitat Ile-de-France ont sollicité l’expertise de Runview.

Filiale du groupe VINCI, VINCI Construction France est le leader français du BTP, avec un chiffre d’affaires de 4,9 milliards d’euros et plus de 19 000 collaborateurs. Ses activités se déclinent dans tous les métiers du bâtiment, du génie civil, des réseaux, les métiers de spécialités et du développement immobilier. VINCI Construction France est organisé en plusieurs directions opérationnelles (DO), parmi lesquelles la DO Habitat Ile-de-France qui regroupe 4 sociétés juridiques. Elle adresse les marchés de l’habitat en Ile-de-France. Cette direction réunit 1 100 collaborateurs et réalise 500 millions d’euros d’activité.

En matière comptable, la DO Habitat Ile-de-France fonctionne comme un CSP avec une direction comptable divisée en différentes équipes, dont une chargée de la comptabilité fournisseurs. Sa tâche est d’ampleur : environ 90 000 factures fournisseurs sont traitées chaque année.

Un contexte de changements structurels générateur d’anomalies

Après une première mission menée en 2015 chez GTM Bâtiment, c’est dans un contexte marqué par d’importants changements que la DO Habitat Ile-de-France a souhaité lancer un nouvel audit en 2020 portant sur les exercices de 2016 à 2020.
« Le groupe a connu en 2017 une restructuration juridique, afin de constituer des directions adressant un seul métier. Il y a eu des apports partiels d’actifs entre les sociétés en Ile-de-France », raconte Serge Rolland, directeur comptable, chez VCF Habitat IDF.

Ce type d’opération, du fait de sa nature extraordinaire, est rarement sans impact sur le bon fonctionnement des processus comptables. « Nous savions que nous avions donc probablement des factures payées en double », explique le directeur comptable.

C’est pour répondre à cette problématique spécifique et « savoir le vrai » sur les doubles paiements fournisseurs ayant découlé de cette opération que l’entreprise envisage un projet de Profit Recovery.

L’opération est confiée à Runview : « J’ai pensé que, grâce à ses modèles mathématiques et sa manière d’adresser le sujet, Runview pouvait répondre à notre besoin », souligne Serge Rolland. Étant donné la forte charge de travail au sein de la direction comptable, le temps manquait pour réaliser les analyses en interne. « Faire appel à Runview était la solution qui offrait le meilleur rapport efforts/bénéfices », précise le directeur comptable qui, au-delà du contexte de la restructuration, était preneur d’un regard extérieur sur sa comptabilité.

« Au quotidien, nous n’avons pas forcément le temps de prendre du recul pour analyser les postes de BFR. Cet audit représentait une opportunité pour nous d’obtenir des indications pour le futur, d’identifier des méthodes ou des process que nous pourrions améliorer ou ceux qui étaient déjà bien réalisés ». Runview se voit donc confier la mission d’analyser la comptabilité de trois des entités de la direction opérationnelle, pour les exercices 2016 à 2020, soit plus de 900 000 écritures, à la recherche de trop-payés fournisseurs et de TVA déductible omise.

Des relations fluides entre les équipes internes et les consultants

Les équipes de la DO Habitat Ile-de-France transmettent d’abord aux consultants les Fichiers des Écritures Comptables des exercices audités. Ils sont analysés grâce à l’outil développé par Runview, intégrant des algorithmes de data-mining et d’Intelligence Artificielle, afin de faire remonter l’ensemble des anomalies potentielles. Les consultants se déplacent ensuite dans les locaux de la DO Habitat Ile-de-France pour les vérifier. « Nous leur avons donné accès à notre ERP et à notre workflow de validation des factures fournisseurs et nous les avons laissés travailler pendant quelques jours, raconte Serge Rolland. Nos équipes ont constaté qu’ils avaient très rapidement pris en main nos outils ».

Les consultants reviennent ensuite vers les équipes de la direction comptable pour leur faire valider les erreurs détectées. « Cela a demandé un peu de travail chez nous mais c’était pour la bonne cause », déclare le directeur comptable. Si les équipes ont fait remonter quelques pistes d’amélioration concernant la plateforme proposée par Runview pour valider les résultats, elles ont aussi souligné la qualité de la relation avec les consultants. « Les échanges étaient très fluides et il y a eu une bonne collaboration et une très bonne communication avec les consultants », souligne Serge Rolland.

Le projet de Profit Recovery intègre également des circularisations avec plus de 300 fournisseurs. « J’ai signé un mandat permettant à Runview de contacter les tiers pour leur demander les extraits de leurs Grands Livres vis-à-vis de nous, afin de détecter des avoirs dont nous n’aurions pas eu connaissance », relate le directeur comptable. Chez Runview, une équipe dédiée se charge de contacter et gérer les relances des fournisseurs. « J’ai été impressionné par le taux de réponse, à 76%, et par le fait que ces circularisations ont permis de détecter de nombreux éléments à notre bénéfice », apprécie-t-il.

Les équipes de Runview se chargent de demander le remboursement des avoirs et d’organiser le recouvrement des doubles paiements. À la fin de la mission, un rapport de synthèse détaillé est fourni à la DO Habitat Ile-de-France. Il récapitule les résultats obtenus et donne des détails sur l’origine des anomalies. « Ce rapport de fin de mission est à la fois bien construit, synthétique mais détaillé », juge Serge Rolland.

Serge Rolland, directeur comptable de la direction opérationnelle Habitat Ile-de-France de VINCI Construction France

Ce projet de Profit Recovery a été très enrichissant et nous a permis de voir les choses différemment

Des résultats conformes aux objectifs et riches d’enseignements

Les sommes retrouvées ont été plus qu’à la hauteur des attentes. « Même en sachant qu’il y avait des montants à récupérer, j’ai été impressionné », rapporte le directeur comptable, qui estime que les résultats sont exhaustifs. « La puissance de l’outil utilisé par Runview m’amène à penser que tout a été radiographié et récupéré. Même si une référence de facture est orthographiée différemment, le système a une lecture globale qui lui permet de détecter quand elle a été enregistrée deux fois ».

L’audit a aussi porté ses fruits en matière de TVA, avec environ 141 000 € récupérés, et d’avoirs non-déduits, avec 171 000 € retrouvés notamment grâce à la circularisation, le tout sur cinq exercices.

Si la récupération des doubles paiements liés à la restructuration permet à la direction comptable de mettre un terme aux interrogations sur les conséquences de l’opération de restructuration, elle voit dans ces autres résultats des enseignements intéressants pour la suite. « Je n’avais pas anticipé ces résultats en matière de TVA qui vont nous servir pour l’avenir. Runview nous a notamment appris qu’il y avait des points sur lesquels il y avait des corrections à apporter, notamment en matière de TVA sur les péages, les parkings et les carburants », détaille Serge Rolland. Les enseignements vont plus loin, révélant l’origine de certaines erreurs de comptabilisation. « Cela nous a permis de remettre un point de vigilance sur les consignes passées aux stagiaires », illustre-t-il.

Les résultats de la circularisation pourront quant à eux amener à une surveillance renforcée de certains fournisseurs. « Nous avons le détail des sociétés qui, délibérément ou non, ne nous ont pas transmis des avoirs. S’il y a des récidivistes, cela nous conduira à plus de vigilance à l’avenir », prévoit le directeur comptable, très satisfait de la prestation de Runview.

« Ce projet de Profit Recovery a été très enrichissant et nous a permis de voir différemment les choses », résume le professionnel, convaincu de l’intérêt de ce type de mission y compris en dehors de tout évènement ayant perturbé le bon fonctionnement des services comptables. « Cela permet d’avoir un regard nouveau sur nos processus et d’ouvrir les yeux sur des sujets que l’on n’a pas forcément le temps d’adresser au quotidien », explique celui qui s’est d’ores-et-déjà fait le VRP de Runview auprès de ses homologues chez VINCI Construction France. Deux autres missions sont ainsi en cours ou sur le point de démarrer auprès d’autres directions opérationnelles.