Le Groupe SEB confirme la bonne maîtrise de ses processus Procure-to-Pay

La direction financière du Groupe SEB a confié des audits de comptabilité fournisseurs à Runview, consciente que des erreurs pouvaient subsister malgré ses procédures internes de prévention et de contrôle des anomalies. Rassurées par les résultats des analyses, les équipes ont apprécié l’autonomie des consultants et la facilité de mise en œuvre de la démarche. Outre le cash récupéré et les enseignements tirés des résultats, la direction des achats voit dans cette démarche un marqueur de professionnalisme.

Avoir confiance dans la solidité de ses processus Procure-to-Pay n’empêche pas d’être conscient de leurs limites. C’est ainsi pour mesurer et combler les éventuels « trous dans la raquette » de ses propres mesures de prévention et de contrôle des anomalies que le Groupe SEB a choisi de mandater Runview pour des audits de sa comptabilité fournisseurs. « Nous savions que nous maîtrisions globalement les processus mais qu’il pouvait y avoir des risques », explique Frédéric Just, Auditeur International Finance au sein du groupe. Avec Isabelle Herbet, Directrice Achats Indirects, il est revenu sur cette expérience au cours d’un webinaire organisé avec le Conseil National des Achats.

Numéro 1 mondial du petit équipement domestique, le groupe français, basé à Ecully en région lyonnaise, est présent dans près de 150 pays. Le fabricant d’électroménager possède un portefeuille de 31 marques – dont SEB, Rowenta, Moulinex ou Calor. Il compte 34 000 collaborateurs dans le monde et 41 sites industriels, dont 11 en France. En 2020, il a réalisé un chiffre d’affaires de 6,9 milliards d’euros.

Sur le plan comptable, le groupe est organisé en Centres de Services Partagés (CSP), dont plusieurs à l’international et un en France, qui gère la comptabilité d’une vingtaine de sociétés, utilisant l’ERP SAP. La volumétrie des opérations prises en charge par le CSP est conséquente. Le volume d’achats annuels atteint les 4,2 milliards d’euros, et le groupe compte 36 000 fournisseurs.

Une volonté d'éprouver la robustesse des processus internes 

Contactée en 2020 par Runview, la direction financière du Groupe SEB a décidé qu’il était temps de réaliser une mission de Profit Recovery en lançant un audit de sa comptabilité fournisseurs. « C’était le moment opportun pour juger de la robustesse de nos processus procure-to-pay », se rappelle Frédéric Just. Étant donné le volume d’opérations traitées, l’existence de plusieurs sociétés au sein du groupe et l’imbrication de nombreux outils de digitalisation (reconnaissance optique de caractères et scans notamment), les équipes avaient conscience que le risque d’anomalies n’était pas nul.

« Nous ne partions pas de zéro », précise cependant Frédéric Just, en charge des méthodes comptables et du contrôle interne. Le CSP s’appuie notamment sur les standards SAP pour éviter les doublons. Une fois par an, le département audit interne du groupe procède également à des analyses via ACL pour identifier de potentiels trop-payés. « Mais nous connaissions les limites de ces outils : sur SAP, les avertissements ne sont pas forcément bloquants par exemple. De plus, le contrôle n’est pas transverse : il ne porte que sur une société et ne permet pas de croiser différents exercices », explique-t-il. Du côté de la direction des achats aussi, la tenue d’un audit de comptabilité fournisseurs intéresse. « Cette démarche souligne notre professionnalisme vis-à-vis des fournisseurs et contribue à développer notre gestion de la relation fournisseurs. Par ailleurs, les montants recouvrés s’intègrent dans la performance achats indirects », note Isabelle Herbet.

Une première mission est donc confiée à Runview en octobre 2020. Elle concerne 11 entités, des sociétés de marché français, et porte sur l’analyse de la TVA déductible omise sur deux exercices, soit l’audit de plus de 700 000 écritures et 440 millions d’euros de TVA. « Au vu des résultats, nous avons souhaité étendre l’analyse aux sociétés étrangères du CSP en élargissant le scope pour prendre en compte non seulement les erreurs de comptabilisation de TVA mais aussi les doublons », raconte Frédéric Just. Une deuxième mission démarre donc en février 2021 portant cette fois sur 17 entités, dont certaines à l’international, et quelques 2 millions d’écritures.

Une faible mobilisation des équipes internes

La première étape de l’audit consiste à transmettre aux consultants les données comptables qu’ils vont analyser. « Cela peut prendre un peu de temps si vous n’avez pas l’habitude d’extraire ce genre de données sur SAP, mais à partir d’une certaine taille, ce sont des choses connues et récurrentes. Nous transmettons déjà ce genre de tables pour les contrôles fiscaux ou aux commissaires aux comptes », rappelle l’Auditeur International Finance. Runview procède ensuite à l’analyse exhaustive des données avec son logiciel propriétaire de data-mining et d’intelligence artificielle, afin d’identifier les éventuelles erreurs.

Dans un second temps, les consultants se rendent sur place pour récupérer les copies des factures correspondant aux potentielles anomalies repérées. « Nous leur avons fourni des PC et j’ai eu besoin d’envoyer quelques factures complémentaires mais le gros du travail est fait par les consultants. Nous avons été relativement peu sollicités », précise Frédéric Just.

Vient ensuite l’étape de validation. Les résultats des analyses sont présentés aux équipes du groupe SEB via la plateforme sécurisée de Runview, Exaus® Portail Client, qui permet un reporting et une validation en temps réel en fournissant toutes les informations nécessaires. « L’outil est très simple d’utilisation. Dans notre cas, ce travail a été peu consommateur de temps alors que c’était l’une des craintes de la direction financière concernant cette mission », apprécie l’Auditeur International Finance. « C’est un portail très intuitif », confirme Isabelle Herbet.

Des circularisations efficaces qui lèvent les craintes des équipes 

En parallèle, Runview procède également à des circularisations auprès de 46 fournisseurs. « J’avais des appréhensions sur cette démarche, reconnaît la Directrice Achats Indirects. Je craignais que cela impacte négativement nos relations avec les fournisseurs. Mais j’ai rapidement compris sur la base des premiers retours que Runview, s’appuyant sur une démarche très professionnelle et transparente, contribuerait finalement à les renforcer. En effet, une comptabilité rigoureuse valorise le professionnalisme du Groupe SEB, réconforte et rassure nos fournisseurs. Les résultats nous fournissent également un éclairage pertinent, que ce soit par catégorie d’achat et/ou fournisseur et potentiellement des leviers d’amélioration continue ». Une équipe dédiée au sein de Runview se charge en effet d’identifier et de contacter le responsable chez chaque fournisseur et d’effectuer les relances, si nécessaire. De quoi obtenir des taux de retour très supérieurs à ceux des circularisations menées par les commissaires aux comptes. En l’occurrence, 65% des tiers contactés ont répondu, ce qui a permis au Groupe SEB de récupérer 35 000€ d’avoirs.

Runview se charge aussi du recouvrement, en fournissant au fur et à mesure sur Exaus® Portail Client toutes les informations nécessaires aux équipes internes pour suivre l’avancée des démarches et procéder aux régularisations comptables correspondantes.

Au total, les audits ont permis au spécialiste du petit électroménager de récupérer entre 200 000 et 250 000€. Au regard des volumes concernés, ces montants sont synonymes d’une bonne performance des processus comptables, la moyenne chez les clients de Runview avoisinant plutôt l’ordre des 400 000 à 500 000€. « Nous étions très satisfaits du faible montant récupéré et complètement positifs par rapport à la démarche », assure Frédéric Just.

Erreurs de TVA et doublons complexes

Une majeure partie de ces résultats rassurants proviennent d’anomalies de TVA. L’expérience de Runview montre que les taux d’erreurs peuvent être plus importants dans des CSP à l’étranger, qui ont plus de difficultés à intégrer toutes les spécificités de la TVA française. Les audits ont aussi permis d’identifier des trop-payés fournisseurs en France et à l’étranger. Les analyses menées par Runview permettent en effet de retrouver des doublons complexes et échappant aux dispositifs de contrôle habituels. Ce peut être le cas d’une facture comptabilisée deux fois avec les mêmes informations à l’exception de la date, dont l’année change. Sans étude plus poussée, difficile de savoir s’il s’agit d’un doublon ou d’une facture annuelle récurrente. Les algorithmes de Runview permettent aussi d’identifier des doublons provenant de factures enregistrées deux fois avec un nom de fournisseur différent, une situation possible lorsqu’une même entreprise compte plusieurs entrées dans la base fournisseurs. Ils repèrent également les trop-payés résultant d’erreurs – confusion ou suppression d’un caractère – dans la saisie du numéro de facture.

Outre le cash récupéré et la confirmation de la solidité de ses processus, ce sont les perspectives d’améliorations ouvertes par les informations tirées de ces analyses qui ont intéressé les équipes du groupe SEB. « Nous allons nous servir de ces résultats pour comprendre pourquoi ces erreurs se produisent et voir quelles formations il faut mettre en place, et identifier les points sur lesquels il faut insister pour les éviter dans le futur », affirme Frédéric Just. Un point de vue partagé par la Directrice Achats Indirects. « Les informations fournies permettent d’affiner l’évaluation de la maturité et des risques sur certaines catégories d’achats ou de fournisseurs et de les intégrer dans l’élaboration de nos stratégies futures », détaille ainsi Isabelle Herbet. Afin d’anticiper l’apparition de nouvelles erreurs et de vérifier que les enseignements ont bien été tirés des audits précédents, le bon usage incite à réaliser des analyses tous les deux ans.

Isabelle Herbet, Directrice Achats Indirects du Groupe SEB

L’audit permet de vérifier la robustesse de nos processus internes, de démontrer en même temps notre professionnalisme et de renforcer nos relations avec nos prestataires, le tout avec un impact P&L.

Des directions satisfaites

Pour l’heure, les deux professionnels dressent un bilan très positif des premiers audits menés par Runview. « Il s’agit d’une démarche facile à mettre en œuvre, transparente sur son avancement et ses résultats et sans engagement de coût », énumère la Directrice Achats Indirects. Les missions étant rémunérées au success-fee, il n’est en effet pas nécessaire de prévoir un budget. L’audit est donc gagnant-gagnant : « Il permet de vérifier la robustesse de nos processus internes, de démontrer en même temps notre professionnalisme et de renforcer nos relations avec nos prestataires, le tout avec un impact P&L », poursuit-elle. D’un point de vue plus opérationnel, Frédéric Just salue de son côté « la faible implication des équipes internes », « l’autonomie des consultants », « la simplicité des échanges » avec eux et leur réactivité.