Sanef perfectionne sa comptabilité grâce au Profit Recovery

Le gestionnaire d’autoroutes a fait appel à Runview pour mener un audit de sa comptabilité fournisseurs en complément du suivi pointu déjà assuré par ses équipes comptables. Opérée entièrement à distance, la mission menée avec fluidité a permis de confirmer l’excellence des processus internes, une source de satisfaction pour les équipes comme pour leur hiérarchie.

« Il est toujours intéressant d’avoir un regard extérieur et expert sur ses processus », partage Pascal Vely, responsable audit et procédures au sein de la direction financière de Sanef. Voilà l’esprit dans lequel le groupe a souhaité confier aux équipes de Runview une mission de Profit Recovery de sa comptabilité fournisseurs, très confiant sur la qualité de ses processus mais également soucieux de saisir toute opportunité de s’améliorer.

Société concessionnaire d’autoroutes, le groupe Sanef en exploite environ 1800 km, principalement dans le Grand Est, en Normandie et dans les Hauts-de-France. Il réalise un chiffre d’affaires cumulé d’environ 1,8 milliards d’euros et compte 1 800 collaborateurs.

La comptabilité est gérée en interne au sein du département comptabilité-consolidation de la direction financière. Une équipe d’une vingtaine de personnes y est organisée autour de différents process : clients ; comptabilité générale ; fiscalité et paie ; fournisseurs, immobilisations et stocks ; consolidation et audit. La majorité de la comptabilité est traitée sur SAP.

Un bon suivi des comptes fournisseurs en interne

Sanef compte environ 2 700 fournisseurs actifs et traite 35 000 factures par an en moyenne. L’équipe du processus fournisseurs dispose d’un tableau de bord et accorde une attention particulière à l’activité. « Nous avons fait un bon travail depuis quelques années pour améliorer le suivi des comptes fournisseurs. Une personne a parmi ses tâches la charge de contrôler les soldes des comptes fournisseurs, notamment débiteurs », précise Pascal Vely.

Lorsque Sanef est contacté par Runview pour mettre en place une mission de Profit Recovery de sa comptabilité fournisseurs, les équipes n’ont donc aucune inquiétude sur la qualité de cette dernière. « Nous étions plutôt sereins », se souvient le professionnel. Une confiance qui n’empêche pas Sanef d’accepter cette mission.

« Nous avons décidé de saisir cette opportunité d’avoir un point de vue extérieur sur notre gestion de la comptabilité fournisseurs en général et le suivi des factures en particulier. C’était l’occasion d’avoir un regard objectif de la part de professionnels dont c’est le domaine d’expertise », explique le responsable audit et procédures. Deux éléments contribuent à convaincre la direction financière de lancer cet audit. Le premier réside dans le mode de rémunération de Runview qui fonctionne au success-fee, soit un pourcentage des sommes récupérées. « On peut dire que l’audit ne nous coûte rien puisque nous n’aurions pas pu récupérer ces montants autrement. C’est forcément du plus pour nous », résume Pascal Vely. Le deuxième argument décisif a trait à la technologie et la méthodologie utilisé par l’expert du data-mining. « Nous n’avons pas les outils dont Runview dispose pour mener ce type d’analyse de notre comptabilité fournisseurs », précise le responsable audit et procédures.

Sanef charge donc le spécialiste du Profit Recovery de procéder à l’analyse de la comptabilité fournisseurs de 7 entités du groupe, représentant l’essentiel des volumes de factures, soit environ 180 000 pièces pour les exercices de 2016 à 2020. La mission porte sur l’identification d’éventuels trop-payés fournisseurs mais aussi sur la récupération de TVA déductible omise. Sur cet aspect aussi, les équipes internes sont plutôt confiantes mais avec la part de doute inhérente à la complexité du traitement de cette taxe. « En matière de TVA, il est toujours délicat de savoir ce que l’on peut ou non récupérer. Malgré notre confiance, nous avions plus de certitude pour les trop-payés », explique Pascal Vely.

Un audit et des échanges très fluides

L’audit démarre en juillet 2021 avec la transmission du Grand Livre Fournisseurs et du Fichier des Écritures Comptables (FEC) des sociétés et des exercices concernés via la plateforme sécurisée de Runview, Exaus®. « Nous disposions déjà de ces FEC et d’un point de vue technique, la transmission via la plateforme s’est très bien passée », assure le responsable audit et procédures. Chez Runview, l’ensemble de ces données sont ensuite soumises aux analyses des algorithmes développés en interne, complétées par le regard expert des consultants, pour détecter d’éventuelles anomalies. Lorsque cela est nécessaire, les consultants demandent aux équipes de Sanef les factures permettant de confirmer les anomalies suspectées.

Vient ensuite la phase de validation des erreurs décelées. Leur liste est soumise aux équipes de Sanef pour vérification mais aussi pour qu’elles gardent le contrôle sur le recouvrement auprès des fournisseurs. « Nous avons la possibilité d’accepter ou de refuser. Nous avons par exemple refusé de valider un trop-payé à cause d’un litige avec le fournisseur concerné », illustre Pascal Vely. Les échanges se font là encore via le portail en ligne Exaus® Portail Client développé par Runview. « Cette plateforme est très claire et simple d’utilisation », décrit le professionnel.

À partir de la fin août, une équipe Runview spécialiste du recouvrement se charge de récupérer les montants liés aux anomalies validées. Des circularisations sont aussi menées auprès de 63 fournisseurs du gestionnaire d’autoroutes avec un taux de réponse de 83 %. Ces analyses visent notamment à identifier d’éventuels avoirs non-transmis par les fournisseurs.

À l’exception d’une première rencontre entre les équipes de Runview et de Sanef, l’ensemble de la mission s’est déroulée à distance, contexte sanitaire oblige. Mais de part et d’autre, on souligne la qualité de la relation développée à cette occasion. « Nous avons eu aussi quelques contacts téléphoniques et que ce soit avec l’équipe commerciale ou avec les consultants de Runview, cela s’est très bien passé, avec courtoisie, ponctualité et sérieux », apprécie Pascal Vely qui note aussi que « l’audit n’a pas été chronophage pour les équipes internes ».

Des résultats exemplaires

Les résultats de la mission sont extrêmement positifs pour les équipes comptables : une fois l’ensemble des données analysées, seules quelques dizaines d’anomalies ont été découvertes pour un total d’environ 20 000 € récupérés, contre 400 000 € à 500 000 € en moyenne chez les clients de Runview. Une somme toujours appréciable mais très faible au regard des volumes en jeu. « Nous sommes très satisfaits des résultats qui montrent que nos processus fonctionnent bien. L’audit nous a conforté dans notre idée qu’il fallait rester vigilant et rigoureux », résume Pascal Vely.

Côté trop-payés, si les résultats sont minimes, ils ont tout de même donné au responsable audit et procédures la possibilité d’apprécier la performance de la technologie Runview. « Certaines anomalies n’étaient pas évidentes au premier coup d’œil, il fallait faire des recoupements pour les trouver. La technologie de Runview est vraiment pertinente et efficace », constate-t-il.

L’audit a aussi démontré l’utilité de la circularisation en permettant d’identifier un avoir en attente dans la comptabilité d’un fournisseur. « Nous ignorions que ces avoirs existaient, ils ne nous avaient peut-être jamais été transmis. Nous n’aurions pu les récupérer sans l’audit de Profit Recovery » appuie Pascal Vely.

En matière de TVA déductible omise, les quelques cas étaient principalement liés à de la TVA sur les véhicules. « Mais il s’agissait d’anomalies assez anciennes et le problème avait été résolu depuis », explique le professionnel.

Pascal Vely, responsable audit et procédures chez Sanef

Avec les résultats positifs obtenus auprès d’un organisme externe, l’audit de Profit Recovery est positif pour l’image de la direction financière.

Un rapport partagé avec les équipes et la hiérarchie

Globalement, l’audit met donc en évidence la performance des services : « Nous avons utilisé le rapport de fin de mission fourni pour partager ces résultats avec la direction financière et comptable et avec les équipes car ils sont le fruit de leur travail », raconte Pascal Vely. « Avec les résultats positifs obtenus auprès d’un organisme externe, l’audit de Profit Recovery est positif pour l’image de la direction financière », complète-t-il.

À l’avenir, les équipes du processus fournisseurs chez Sanef continueront d’appliquer les méthodes et le suivi qui leur ont permis d’atteindre un tel niveau de performance. Pour autant, la réalisation de nouveaux audits n’est pas exclue. « Nous pourrions à nouveau faire appel à Runview si nous constations une dégradation de la situation sur nos tableaux de bord », explique Pascal Vely, qui même en l’absence de signaux d’alerte envisage de refaire une mission sur un cycle de 4 ou 5 exercices d’ici plusieurs années.

L’opération est selon lui toujours utile aux entreprises. « D’une part, le mode de rémunération : l’audit ne peut être que bénéfique financièrement parlant. D’autre part, il peut permette de se rendre compte qu’il y a des failles dans les processus. Même quand on est serein, on n’est pas à l’abri de découvrir des anomalies que l’on n’aurait pu identifier seul », insiste le responsable audit et procédures, qui se montre également curieux de découvrir les possibilités offertes par la plateforme d’analyse du FEC développée par Runview.