Circularisation : la transparence pour votre relation fournisseurs

Demander des extraits comptables à des fournisseurs avec lesquels on souhaite conserver de bonnes relations pour y repérer des trop-payés en sa faveur, cela peut sembler audacieux. En réalité, ces démarches, initiées dans le cadre du Profit Recovery et appelées « circularisations », contribuent au bon maintien des rapports avec ses fournisseurs. Elles sont en revanche très différentes des opérations menées par les commissaires aux comptes. Non seulement les spécialistes de ces opérations attachent la plus grande importance à rassurer les entreprises sollicitées, mais ces-dernières trouvent également un intérêt à ce travail qui permet de « nettoyer » leur comptabilité.

Entretenir de bonnes relations avec ses fournisseurs est essentiel pour une entreprise. Il s’agit de sécuriser ses approvisionnements et plus encore de faire de ses fournisseurs de véritables partenaires. Dès lors, on peut craindre de les froisser à l’idée de les solliciter pour identifier des montants à récupérer dans leur comptabilité. C’est ce qu’on appelle la circularisation des fournisseurs. Elle se révèle être un véritable axe complémentaire de ce type d’audit. Cette opération consiste à récupérer des extraits comptables de certains prestataires pour procéder à une analyse comparative avec les données de l’entreprise auditée afin de repérer des écarts en sa faveur. Contrairement aux inquiétudes que cela peut soulever, une telle démarche contribue à renforcer la relation que l’entreprise entretient avec ses fournisseurs et, lorsqu’elle est bien menée, est très bien perçue par ces derniers.

Une méthodologie spécifique

Si le terme « circularisation » fait immédiatement penser aux opérations menées par les commissaires aux comptes (CAC) dans le cadre de leurs procédures d’audit, celles effectuées à l’occasion d’un audit de Profit Recovery sont très différentes. Tandis que les CAC demandent une confirmation de tiers plus générale, les professionnels du recovery audit veulent identifier des montants à récupérer pour l’entreprise.

Cela requiert un haut niveau d’expertise et une méthodologie rigoureuse. Bien que la fourchette des fournisseurs retenus puisse varier d’une dizaine à plusieurs centaines, leur sélection est tout sauf aléatoire. Chez Runview, spécialiste du Profit Recovery, elle est le fruit d’analyses statistiques de la comptabilité de l’entreprise auditée et de connaissances accumulées au fil des années sur les fournisseurs, comme des secteurs d’activité plus générateurs d’avoirs.

Une fine connaissance du fonctionnement des entreprises, un certain tact et une bonne pédagogie sont ensuite nécessaires pour amener les fournisseurs à coopérer. C’est pourquoi Runview dispose d’une équipe dédiée à la circularisation. Les forts taux de retour obtenus – de l’ordre de 80% - démontrent son savoir-faire en la matière. Ce résultat est le fruit des bons rapports que Runview a su construire avec eux et témoigne de leur compréhension de l’intérêt à participer à ces circularisations.

Un souci constant de préserver la relation fournisseurs

Les équipes de Runview ont conscience de l’importance pour leurs clients de préserver la qualité de leurs relations fournisseurs. Tout est donc mis en œuvre pour rassurer les entreprises sollicitées sur la nature de l’opération. Cela peut passer par l’envoi d’un premier mail depuis les serveurs de l’entreprise cliente, l’intégration au processus des équipes achats ou encore la mise en copie de collaborateurs de la société lors des prises de contact.

Il est important de noter que l’entreprise auditée conserve toute latitude pour amender la liste des fournisseurs proposés à la circularisation. En cas de litige ou de négociations commerciales en cours, elle peut choisir de ne pas lancer la démarche. Toutefois, la présentation du processus suffit souvent à lever les inquiétudes. Un grand groupe qui avait au départ retenu seulement 15% des fournisseurs de la liste proposée par les consultants l’a finalement validée en intégralité après une réunion d’explication avec les Achats et la Comptabilité.

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Des bénéfices pour les circularisés

Nombre de fournisseurs accueillent en réalité favorablement une demande de circularisation. Cela renvoie une image de professionnalisme et de rigueur de la part de l’entreprise qui l’initie.

Cette rigueur parle aux responsables comptables qui sont les interlocuteurs privilégiés des équipes de circularisation. Si l’objectif premier est d’identifier des montants à récupérer, la démarche suppose en effet de réconcilier les comptes et donne l’occasion au fournisseur de nettoyer son compte client. Il peut clarifier certains points qui susciteraient des questions à la clôture comptable, améliorant au passage le process de comptabilisation à venir, comme le lettrage de son compte client suite à la non-réception des détails de paiement.

Certains fournisseurs régulièrement sollicités par Runview transmettent d’ailleurs d’eux-mêmes les informations sur les avoirs non déduits. D’autres font part de leur soulagement à être contactés, parce qu’ils ont eux-mêmes tenté sans succès de clarifier une situation qu’ils savaient anormale.

Au fil du temps, les équipes de Runview ont noué de solides relations avec des interlocuteurs privilégiés au sein de fournisseurs stratégiques. Ces derniers savent qu’ils peuvent compter sur elles pour les aider à débloquer certaines situations. Au cours d’une mission pour un acteur du secteur de l’énergie, la circularisation auprès de son opérateur télécom s’est ainsi révélée être une opération gagnant-gagnant. Le groupe client a obtenu le remboursement par virement de 150 000 € de trop-payés. De son côté, l’opérateur a, grâce au travail des consultants, récupéré les informations et les pièces qui lui manquaient pour transmettre certaines factures en paiement.

Des relations plus saines

La circularisation permet de consolider les relations de l’entreprise avec ses partenaires. Lorsqu’elle révèle des écarts ponctuels, elle est l’occasion de les corriger, ce qui est apprécié par les services comptables des fournisseurs qui jouent le jeu. Si les analyses comparatives ne révèlent rien d’anormal, la démarche rassure l’entreprise et son partenaire en montrant que la comptabilité est bien gérée d’un côté comme de l’autre.

Enfin, si des anomalies récurrentes sont mises en lumière, cela permet de mettre en place une vigilance particulière sur le prestataire concerné… Et de réitérer régulièrement les analyses si nécessaire. Car il existe aussi des fournisseurs peu scrupuleux, à l’instar de celui qui malgré un suivi mensuel avec son client, avait systématiquement omis de lui faire part des doubles règlements constatés en sa faveur.

Isabelle Herbet, Directrice Achats Indirects chez Groupe SEB

« J'avais des appréhensions sur cette démarche. Je craignais que cela impacte négativement nos relations avec les fournisseurs. Mais j’ai rapidement compris sur la base des premiers retours que Runview, s’appuyant sur une démarche très professionnelle et transparente, contribuerait finalement à les renforcer. En effet, une comptabilité rigoureuse valorise le professionnalisme du Groupe SEB, réconforte et rassure nos fournisseurs. »

Un impact immédiat sur la trésorerie

Bénéfique sur le plan des relations fournisseurs, la circularisation est un excellent moyen de récupérer des montants conséquents dans le cadre d’un projet de Profit Recovery.

Avec plusieurs dizaines voire plusieurs centaines de fournisseurs sollicités, de très bon taux de réponses et grâce à une analyse exhaustive des données, Runview permet à ses clients de récupérer jusqu’à plusieurs millions d’euros avec ce type de démarches.

Elles sont incontournables pour détecter des montants qui échappent à d’autres analyses, notamment des avoirs émis mais jamais transmis à l’entreprise, des factures réglées sans tenir compte des factures de situation précédentes ou des factures automatiquement prélevées mais payées également par virement.

Comptabilité assainie, entretien d’une relation de confiance avec ses fournisseurs, maîtrise totale du processus par l’entreprise initiatrice et récupération de cash indétectable, les avantages de la circularisation sont donc nombreux. Une fois la procédure testée, même les entreprises plutôt frileuses au départ sont séduites. Comme Isabelle Herbet, Directrice Achats Indirects chez Groupe SEB, nombre de professionnels en sont désormais convaincus : pour soigner ses rapports avec ses fournisseurs, la circularisation est un incontournable.