Engie Belgique : l'audit pour pallier l’irréductible risque d’erreurs

Pour repérer les éventuelles anomalies présentes dans sa comptabilité fournisseurs et identifier des points d’amélioration, Engie Belgique fait appel à l’expertise de Runview. Des audits riches d’enseignements dont le dernier a été mené à bien en dépit du contexte sanitaire.

« Lorsque l’on traite et comptabilise 650 000 à 700 000 documents par an, il est impensable de dire qu’ils sont justes à 100 % », rappelle Juul De Mondt, Process Improvement – Accounts Payable pour Engie Belgique. Pour pallier cet incompressible risque d’erreurs, le groupe confie à Runview des missions de recovery audit. L’occasion de retrouver les éventuelles anomalies présentes dans la comptabilité fournisseurs de certaines de ses sociétés.

Spécialiste mondial de la transition énergétique, Engie est présent en Belgique depuis plus de 150 ans. Avec 2,6 millions de clients, particuliers, entreprises et collectivités, il y est leader sur le marché de la vente d’électricité, de gaz naturel et de services énergétiques. Le groupe emploie 17 000 collaborateurs en Belgique, où il est organisé en plusieurs filiales dont Engie Solutions, qui regroupe différentes sociétés de services. Ce sont ces entités qui ont fait l’objet des audits Runview.

Suite à la fusion des équipes chargées de la comptabilité des entités de « services » et d’« énergie » d’Engie Belgique en 2018, la comptabilité fournisseurs est centralisée au sein d’un Centre de Services Partagés (CSP), à Bruxelles. Les quelques 700 000 documents traités chaque année, représentant autour de 44 milliards d’euros, sont majoritairement dématérialisés. « Une grande partie des factures arrivent par email au format PDF et sont directement envoyées dans le système OCR, d’autres sont transmises par EDI et une petite minorité arrivent encore au format papier et sont scannées par le service courrier avant d’être prises en charge par nos services », décrit Juul De Mondt.

Juul De Mondt, Process Improvement – Accounts Payable chez Engie Belgique

En présentant les résultats à nos clients internes, nous pouvons rassurer les sociétés pour lesquelles nous tenons la comptabilité.

Déceler les éventuelles erreurs dans un volume conséquent d'écritures

Avec un tel volume de factures, des erreurs sont susceptibles de se produire en dépit de la vigilance des équipes. « Des doublons peuvent exister si l’on reçoit une même facture par deux chaînes différentes, un PDF et un courrier par exemple, dont la qualité d’impression peut être moindre. Il suffit que le système de scanning reconnaisse un « 0 » à la place d’un « o » ou un « I » à la place d’un « 1 » et la facture peut être enregistrée deux fois parce que, pour le logiciel comptable, les deux documents sont différents », illustre Juul De Mondt. Pour le professionnel, dont la fonction consiste à améliorer les process et les procédures internes sur l’ensemble de la chaîne Procure-to-Pay, l’un des objectifs des audits de Profit Recovery confiés à Runview est donc de déceler ces éventuelles anomalies. « Nous souhaitons les faire détecter par une société externe qui en a les moyens, l’habitude et l’expérience », explique-t-il.

Deuxième axe de ces missions : « passer le traitement de la TVA à la moulinette ». Là encore, il s’agit de vérifier l’absence d’erreurs ou de les corriger. Enfin, les audits constituent un outil pour démontrer la performance du CSP aux clients internes. « En présentant les résultats, nous pouvons rassurer les sociétés pour lesquelles nous tenons la comptabilité », souligne le professionnel.

Runview et le groupe Engie ont noué des relations de longue date. Un contrat cadre intégrant les entités « services » d’Engie Belgique a été établi. Après une première mission en 2017, portant sur les exercices 2014 à 2016, un deuxième audit s’est déroulé en 2020 pour les exercices 2017 à 2019. Cinq sociétés étaient concernées, pour un total d’environ 1,3 million d’écritures à analyser soit un montant de 2,4 milliards d’euros. Outre l’analyse de la TVA déductible omise et des trop-payés fournisseurs, Runview s’est, pour cette nouvelle mission, vu confier la réalisation de circularisations afin de retrouver notamment des avoirs en attente chez des fournisseurs. « Certaines sociétés ont fait un sport de ne pas les transmettre », regrette Juul De Mondt.

Un audit transfrontalier mené à terme en dépit de la crise sanitaire

L’audit débute en avril 2020. « Notre service informatique a mis à disposition de Runview une base de données de l’ensemble des écritures passées dans les comptes fournisseurs ces trois dernières années », raconte le professionnel. Ces données ont été analysées par les équipes de Runview grâce à leur outil de data-mining et d’intelligence artificielle pour identifier une première liste d’anomalies. Les consultants les ont ensuite confirmées en étudiant les factures et pièces comptables correspondantes. Enfin, après la validation des anomalies par Engie, Runview s’est chargé du recouvrement des montants auprès des fournisseurs, en Belgique comme ailleurs (Allemagne, Pays-Bas, Israël).

Le déroulé de la mission a dû s’adapter au contexte d’épidémie mondiale. « En temps normal, les consultants se déplacent pour consulter les pièces. Cette fois, ce sont nos équipes qui sont allées chercher les factures pour leur transmettre », raconte Juul De Mondt. L’audit a néanmoins suivi son cours. « L’un dans l’autre, les choses se sont assez bien passées », souligne-t-il.

148 fournisseurs ont été sollicités pour des circularisations, dont une partie à l’étranger, en Allemagne ou aux Pays-Bas par exemple. « Même si la dimension internationale de nos sociétés concernées par l’audit est assez restreinte, il y a des sociétés étrangères dans leur comptabilité fournisseurs », précise Juul De Mondt. 87% des entreprises contactées ont répondu.

Des résultats preuve de l'efficacité du CSP et porteurs d'enseignements

Avec un total de 417 000 € récupérés, les résultats de ces différentes analyses se sont avérés très rassurants pour Engie Belgique. « Notre pourcentage d’erreurs nous place très en-dessous de la moyenne », apprécie ainsi Juul De Mondt. Le comparatif fourni dans le rapport de Runview, par rapport aux résultats moyens obtenus dans son portefeuille de clients, confirme en effet la qualité du travail effectué par le CSP.

« Cela sera partagé avec les équipes mais le but d’un audit pareil est aussi d’attirer l’attention sur des points de vigilance », rappelle-t-il. Des enseignements utiles sont ainsi ressortis des analyses.

Elles ont par exemple démontré que le traitement d’un document européen relatif à l’importation pouvait être source d’erreurs en matière de TVA. « Cela représentait 25 000 € de TVA non déduite. Nous avons donc attiré l’attention du chef d’équipe sur cette anomalie spécifique, afin que ses collaborateurs se réfèrent à lui lorsque ce type de document se représenterait », détaille Juul De Mondt.

Concernant les trop-payés, qui constituent l’essentiel des montants récupérés, l’audit a identifié quelques doublons significatifs. Mais ce sont surtout des avoirs non-déduits qui ont été repérés grâce à la circularisation. En la matière, les équipes comptables ne sont pas responsables des erreurs. « Lorsqu’un fournisseur ne transmet pas son avoir, c’est au département technico-commercial de le détecter. Nous allons passer cette information lors de nos prochains comités avec nos clients internes », souligne Juul De Mondt. En l’occurrence, les avoirs concernés provenaient pour beaucoup de sociétés d’intérim. « Elles avaient "oublié" de nous envoyer un certain nombre d’ordres de crédit », raconte le professionnel. Un suivi des avoirs sera désormais demandé aux services RH qui gèrent les contrats d’intérim.

Convaincu de l’intérêt de procéder régulièrement à ce type d’audit, Juul De Mondt dresse un bilan positif des missions déjà réalisées par Runview. Il a également apprécié la capacité d’écoute des consultants lorsqu’il leur a fait part de ses observations concernant par exemple des axes d’amélioration du reporting. « Les équipes de Runview en ont pris bonne note de mes remarques et m’ont assuré qu’ils allaient travailler ce point », souligne celui qui a déjà noté des efforts concernant le rapport présenté lors du débriefing final. La preuve d’un souci commun du perfectionnement continu.