Tout savoir sur le FEC en 5 questions

Véritable défi pour les entreprises, la production du Fichier des Écritures Comptables fait partie de leurs obligations depuis 2014. Mais ce fichier représente aussi une opportunité. Le point en 5 questions sur les principales informations à connaître à son sujet.

1. Qu’est-ce que le Fichier des Écritures Comptables ?

Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) est un fichier standardisé, qui reprend de manière normée l’ensemble des écritures des journaux comptables d’une société sur un exercice donné. Il doit à date être remis à l’administration lors d’un contrôle fiscal.

« Le respect des normes prévues à l’article A 47-A du livre des procédures fiscales est essentiel. La principale souplesse réside dans la possibilité pour les entreprises de justifier leurs positions dans la notice explicative qui accompagne ce fichier », rappelle Yasmine Salahdine, cofondatrice de la solution d'analyse du FEC Runview.

Exemple d'un Fichier des Écritures Comptables (Excel) :

2. D’où vient-il ?

« À l’origine du FEC, il y a le souhait des administrations fiscales, pas seulement en France, de rendre leurs contrôles moins coûteux et plus fructueux. Et, éventuellement, de pouvoir à terme mener des contrôles croisés entre entreprises et entre pays », raconte Yasmine Salahdine.

Plusieurs solutions ont été envisagées : un accès direct aux ERP comptables des entreprises, ou des extractions mensuelles ou annuelles plus ou moins riches. L’OCDE a émis des recommandations pour répondre à cet objectif, et propose entre autres un fichier d’échange de données entre les entreprises et les administrations : le Standard Audit File for Tax (SAF-T). Il s’agit d’un fichier numérique normé, qui doit contenir différentes catégories d’informations clefs et refléter la véracité comptable.

C’est dans ce contexte que le FEC a été introduit en France. Depuis 2008, les entreprises volontaires avaient la possibilité lors d’un contrôle de présenter un fichier dématérialisé reprenant leurs données comptables. Les normes du FEC ont été précisées par un arrêté du 29 juillet 2013 et, depuis le 1^er janvier 2014, sa restitution est obligatoire pour les entreprises qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés.

3. Comment le produire ?

Le FEC provient généralement d’une extraction de l’ERP comptable de l’entreprise. « La plupart des ERP proposent des modules pour le générer directement. Mais il est souvent nécessaire d’adapter le paramétrage, selon les spécificités de chaque société », souligne Yasmine Salahdine.

Sa production implique les services informatiques en support pour son extraction, les services comptables dans la mesure où ils sont en charge du contenu comptable, ainsi que la direction fiscale qui le présente lors d’un contrôle.

4. À qui faut-il le fournir ?

Pour le moment le fichier FEC doit être transmis à l’administration fiscale lorsqu’elle contrôle l’entreprise, qu’il s’agisse d’une vérification sur place ou d’un examen de comptabilité (à distance).

« Il est aussi de plus en plus souvent demandé par les commissaires aux comptes, mais son contrôle ne fait pas partie de leurs diligences », complète Yasmine Salahdine.

5. À quoi sert-il ?

Du côté de l’administration le FEC permet un contrôle fiscal informatisé, et donc des contrôles plus efficaces et un véritable gain de temps. A terme, ce fichier pourrait être exigé plus systématiquement et permettre par exemple des comparaisons inter-entreprises, à l’échelle nationale voire internationale.

Pour les entreprises, le FEC représente d’abord un défi : celui de produire un fichier conforme. Mais il présente aussi un potentiel d’exploitation allant au-delà de la simple conformité technique et comptable. Il permet par exemple :

• De se préparer aux contrôles fiscaux. « À partir du FEC, on peut reconstituer un bilan, un compte de résultat et vérifier qu’ils correspondent à la liasse fiscale », illustre Yasmine Salahdine.
• De servir de langage commun dans un groupe constitué de sociétés utilisant différents ERP.
• D’améliorer le contrôle interne : il peut être utilisé par différents services de l’entreprise afin d’identifier des erreurs récurrentes et les rectifier.
• De fluidifier les audits externes et les rendre plus fructueux, grâce aux techniques de data-mining.

Le Fichier des Écritures Comptables est donc une source d'information très riche ; un nouvel outil performant au service de l’administration fiscale. Mais la possibilité de l’exploiter de multiples manières ouvre aussi des perspectives intéressantes aux entreprises, notamment dans le cadre d'un audit de Profit Recovery.