Covivio : les audits utilisés comme un outil d’amélioration continue

Pour identifier les anomalies résiduelles que comporte sa comptabilité malgré le contrôle interne et des processus robustes, la société d’investissement immobilier fait régulièrement appel aux compétences de Runview. Les audits réalisés ont démontré leur utilité, pour récupérer des sommes indument versées ainsi que de la TVA déductible omise, et ainsi identifier des points de progression. Au-delà du savoir-faire des consultants, leurs qualités humaines leur ont permis d’emporter l’adhésion des équipes internes.

« Cela fait neuf ans que nous travaillons avec Runview et neuf ans que leurs consultants trouvent des résultats », observe Hubert Lasseron, auditeur interne chez Covivio. Une performance qui explique pourquoi, après lui avoir confié un premier audit de sa comptabilité fournisseur, imaginé alors comme une mission ponctuelle, la foncière continue de faire régulièrement appel aux services de Runview.

Société d’investissement immobilier, cotée aux bourses de Paris et de Milan, Covivio est un acteur de référence en Europe, où elle gère un patrimoine de 26 milliards d’actifs. Celui-ci se compose de bureaux, de logements et d’hôtels, en France, où se situe le siège de l’entreprise, en Allemagne, en Italie mais aussi dans d’autres grandes villes européennes. L’entreprise a réalisé 609 millions d’euros de revenus locatifs en 2020 et compte environ 1000 collaborateurs.

La comptabilité est gérée en interne : en France pour la comptabilité consolidée pour l’ensemble de l’Europe, et avec des équipes comptables dans les différents pays pour réaliser localement la comptabilité des quelques 416 sociétés que compte la foncière. Du fait de ses activités, Covivio obéit à des règles spécifiques en matière de TVA, certaines de ses opérations ouvrant droit à la déduction de cette taxe et d’autres non.

Hubert Lasseron, Auditeur Interne chez Covivio

Je pense que Runview a un savoir-faire universel et remarquable sur les doubles paiements.

À l'origine, une interrogation sur d'éventuels doubles paiements

Malgré cette particularité fiscale, c’est d’abord parce qu’elles s’interrogeaient sur la question des doubles paiements que les équipes de Covivio ont sollicité Runview pour réaliser une mission de Profit Recovery. « Dans notre plan annuel d’audit pour 2012, nous avions souhaité faire un audit pour vérifier que l’on ne réglait pas deux fois une même facture », se souvient Hubert Lasseron.

Différents facteurs jouent alors en faveur du choix de Runview pour mener à bien cette mission. « Je pense que Runview a un savoir-faire universel et remarquable sur les doubles paiements », explique-t-il en insistant sur la qualité et la puissance des analyses menées. « Leurs équipes sont capables de retrouver à partir de différents critères comme le fournisseur, le montant ou la date, des factures réglées en double par une même société mais aussi sur différentes sociétés, ce que les modules anti-doublons des logiciels de paiement ne savent pas repérer », illustre-t-il. Le caractère complet de la prestation proposée, incluant le recouvrement, l’a aussi convaincu. « Nous n’avons pas les équipes en interne pour le faire », pointe celui qui a aussi apprécié le business model de Runview basé sur des honoraires de succès. « S’ils trouvent des anomalies, on partage les sommes recouvrées ; ce ne peut qu’être gagnant pour l’entreprise ».

Des performances renouvelées

Les résultats obtenus ont amené Covivio à renouveler régulièrement ces audits portant tant sur les trop-payés fournisseurs que sur la TVA déductible omise, en France, comme en Italie ou en Allemagne. « Nous avons analysé les erreurs et nous nous améliorons d’année en année, ainsi que nos logiciels, mais nous n’arrivons pas à atteindre le savoir-faire et la performance de Runview. En outre, les gens changent, les processus aussi, comme le patrimoine ; pour toutes ces raisons, des doubles paiements peuvent continuer de se produire », estime Hubert Lasseron. Covivio utilise donc les audits Runview dans l’optique de récupérer à court terme les sommes indument versées par l’entreprise, et d’améliorer ses processus sur le long terme. « On découvre d’où viennent nos doublons, nos erreurs de TVA et on apprend à mieux travailler », explique l’auditeur interne.

Chaque mission Runview suit le même processus. Après la signature du contrat, Covivio fournit ses données comptables aux consultants de Runview. « On extrait les fichiers comptables des sociétés et des exercices concernés et on les transfère dans les bases de Runview. On ouvre également des accès aux consultants dans nos logiciels pour qu’ils puissent vérifier les scans de nos factures », décrit Hubert Lasseron. Après analyse, la liste des anomalies potentielles relevées est fournie aux équipes de Covivio pour validation. « Runview effectue les démarches pour recouvrer les doublons, et par ailleurs, nous procédons à la récupération des montants de TVA déductible omis sur les exercices antérieurs via la déclaration de TVA de fin de mois », poursuit Hubert Lasseron.

Des outils et des hommes

Les échanges entre les consultants et les équipes de Covivio se font via une plateforme sécurisée. « Elle est très bien faite », souligne l’auditeur interne. Il apprécie par ailleurs tout particulièrement la qualité des rapports fournis lors du suivi des missions. « Il y a chez Runview d’anciens commissaires aux comptes, capables de faire un reporting très bien présenté. Les slides qu’ils nous fournissent sont un véritable bonus pour nous », apprécie-t-il tout en pointant également les qualités humaines des consultants, très importantes selon lui pour le bon déroulé des audits.

Alors même que ces missions conduisent logiquement les consultants à pointer des erreurs ou des dysfonctionnements, « ils savent parler aux comptables et travailler avec eux en faisant preuve d’humilité, sans les braquer. Alors qu’avec d’autres prestataires cela pourrait aller au clash, avec Runview tout se passe bien », résume-t-il. Ce tact est aussi à l’œuvre auprès des fournisseurs de Covivio, que les consultants sollicitent pour réaliser des circularisations en vue de repérer par exemple d’éventuels avoirs en attente.

Doublons complexes et TVA spécifique

Côté résultats, si les montants récupérés sont aujourd’hui moins importants qu’au début, les audits conservent leur « utilité », selon Hubert Lasseron. Ils permettent notamment de retrouver les trop-payés qui ne sont pas de simples doublons et passent donc au travers des contrôles mis en place. « Nous avons parmi nos fournisseurs l’Agence France Presse, appelée AFP dans notre base, ainsi qu’une autre société dont l’acronyme était identique qui avait pendant un certain temps reçu les virements destinés à l’AFP. Cette-dernière ayant réclamé ses paiements, nous les lui avions versés. Nous avions donc une même facture payée deux fois mais à deux sociétés différentes », se souvient notamment l’auditeur interne.

« En matière de TVA, les audits de Runview sont encore plus fructueux puisqu’ils permettent de corriger une erreur passée et d’éviter de la reproduire à l’avenir », apprécie-t-il en saluant le savoir-faire pointu de Runview en matière fiscale. Les équipes de Covivio ont ainsi pu corriger durablement certaines anomalies. « Sur les factures d’assurance, la TVA n’est pas récupérable. En revanche, la TVA appliquée par le courtier lorsqu’il vous facture les primes d’assurance l’est. On avait omis de récupérer cette TVA déductible », illustre par exemple Hubert Lasseron.

Un outil d'amélioration continue

« Nous utilisons ces audits comme un outil d’amélioration continue de l’ensemble de nos processus comptables et de nos logiciels », poursuit-il. Les modules anti doublons ont été renforcés sur les logiciels de gestion et la procédure de double signature devrait permettre d’éviter les doubles paiements. Les comptables ont été formés sur certains aspects de la TVA récupérable et les équipes incitées à ne pas procéder sans vérification à un paiement à la réception d’une relance.

Convaincu que parvenir à une absence complète d’anomalies est cependant illusoire, le professionnel s’est intéressé aux différentes options permettant de les retrouver. Il est donc en mesure de dégager les points forts des audits Runview par rapport à d’autres solutions. « La tendance du marché est à se reposer sur des logiciels spécialisés. Mais nous avons fait des tests et ces outils sont chronophages pour nous et pas aussi efficaces que ceux de Runview », constate-t-il. « Quant à la méthodologie de Runview, reposant sur une technologie de data-mining couplée aux analyses humaines de ses consultants, elle est à l’origine du haut niveau de performance des audits », estime Hubert Lasseron.

Selon lui, ces analyses humaines sont aussi, par leur ampleur et leur profondeur, complémentaires au travail que proposent les commissaires aux comptes. « Ils font des circularisations mais peut-être une dizaine, en se concentrant sur les banques, tandis que Runview en réalise une centaine », précise-t-il par exemple. Enfin, les consultants ont su s’attirer la confiance des équipes internes. « Ils ont gagné leurs galons par la qualité de leurs analyses et sont perçus comme légitimes parce qu’ils apportent un savoir-faire que nous n’avons pas en interne », conclut Hubert Lasseron. Autant de raisons qui le conduisent à renouveler chaque année le contrat de recherche des doubles paiements et des montants de TVA récupérable avec Runview.