Chez le Groupe Nicollin, un audit adapté aux impératifs de l’entreprise

Alors que son service comptabilité fournisseurs avait fait face à une hausse du volume de factures à traiter et à plusieurs aléas les années précédentes, le Groupe Nicollin a sollicité Runview pour un audit de Profit Recovery afin de vérifier que la qualité de ses processus n’était pas affectée. Les équipes soulignent la disponibilité et les efforts des consultants pour alléger au maximum les sollicitations internes dans le cadre de cette mission. Avec des résultats rassurants, elle a tout de même permis de récupérer des sommes non négligeables et de faire évoluer certains usages en matière de déduction de la TVA, tout en la sécurisant vis-à-vis de l’administration fiscale.

« Une relation de confiance s’est créée ». A l’issue de la première mission de Profit recovery menée par Runview pour le Groupe Nicollin, Christine Dumas, la coordinatrice du service comptabilité fournisseurs, met l’accent sur le respect dont les consultants ont su faire preuve à cette occasion à l’égard des impératifs de l’entreprise et de ses équipes.

 Né en 1945, ce groupe familial français, devenu une référence dans le domaine des services, propose des prestations diversifiées allant de la gestion des déchets au nettoyage, en passant par le gardiennage ou l’accueil, à destination de clients publics et privés. Il réalise un chiffre d’affaires de 700 millions d’euros et compte 12 000 collaborateurs et 90 agences. Ses activités sont organisées en trois pôles principaux - l’environnement, l’eau et les services - dont la comptabilité est gérée par un service installé, aux côtés d’autres fonctions administratives, près de Lyon, berceau historique de l’entreprise e.

Christine Dumas, Coordinatrice du service comptabilité fournisseurs chez Groupe Nicollin

Contrairement à d’autres auditeurs qui auraient pu se montrer pressants, les consultants de Runview étaient très à l’écoute et respectueux de notre charge de travail et de nos contraintes. De mon côté, je n’ai jamais attendu pour avoir une réponse lorsque je les ai sollicités.

Vérifier que les processus fonctionnent après quelques turbulences

Avec le fort développement du groupe ces dernières années, le service traite un nombre considérable de factures. « La dématérialisation est à venir prochainement, mais nous travaillons encore « à l’ancienne », avec la facture papier sous les yeux pour effectuer la saisie dans notre logiciel comptable », précise Christine Dumas. Ce volume croissant de travail et plusieurs aléas ayant affecté le service, le besoin s’est fait sentir de vérifier que cela n’avait pas eu d’impact majeur sur la qualité de la comptabilité fournisseurs. « Avec le volume de factures traitées, nous n’avions plus les mêmes capacités de contrôle. Il fallait s’assurer que nos process étaient bons, que les nouveaux collaborateurs les respectaient bien, et vérifier que tout était bien dans les clous », résume la coordinatrice du service.

Sous l’impulsion de son directeur administratif et financier, le groupe Nicollin décide à cet effet de confier une mission de recovery audit à Runview. Elle porte sur 21 entités du groupe et a pour objectif l’identification de la TVA déductible omise, pour les deux derniers exercices, et des éventuels trop-payés fournisseurs remontant jusqu’à 2019. En tout, plus de 400 000 écritures doivent être analysées.

La mission démarre au printemps 2024, avec la transmission par le Groupe Nicollin des Fichiers des Ecritures Comptables concernés. Ils font l’objet d’un audit informatique exhaustif grâce à la solution d’analyse développée par Runview, Exaus, qui repose sur des algorithmes de data-mining, de recherche statistique et sur l’intelligence artificielle. Ce logiciel permet d’explorer l’entièreté des données et de faire remonter l’ensemble des anomalies repérées avant de les rapprocher des pièces comptables pour confirmation.

Une organisation adaptée aux impératifs de l'entreprise

Le Groupe Nicollin faisant appel à un prestataire d’archivage des factures, il a d’abord fallu récupérer les cartons contenant ces pièces puis retrouver les factures identifiées. Une organisation sur-mesure est mise en place pour alléger le poids de cette tâche. « Runview nous a proposé son aide et les consultants sont venus sur place à deux reprises pour nous prêter main-forte dans ce travail de recherche », apprécie Christine Dumas.

Les anomalies confirmées lui ont été présentées sur la plateforme dédiée Exaus, développée par Runview, pour validation. « C’est un outil très intuitif, réactif et malléable. En utilisant des fonctionnalités de tri, j’ai pu mettre en place des astuces pour valider plus rapidement certaines catégories d’anomalies », explique la coordinatrice du service comptabilité fournisseurs.

Toujours pour limiter sa charge de validation des anomalies, l’équipe dédiée au recouvrement chez Runview confirme directement les trop-payés repérés auprès des fournisseurs. Cette même équipe s’est aussi chargée de procéder à des circularisations. Une opportunité, selon Christine Dumas, de « fiabiliser les échanges » avec la trentaine de fournisseurs sélectionnés, mais aussi de s’assurer que les différents centres du Groupe Nicollin transmettaient bien toutes les documents nécessaires au service comptable et le cas échant d’identifier d’éventuels avoirs jamais reçus.

Des consultants disponibles et respectueux

Tout au long du processus d’audit, les équipes de Nicollin ont apprécié la disponibilité et le tact des consultants. « Contrairement à d’autres auditeurs qui auraient pu se montrer pressants, ils étaient très à l’écoute et respectueux de notre charge de travail et de nos contraintes. De mon côté, je n’ai jamais attendu pour avoir une réponse lorsque je les ai sollicités », développe celle qui a suivi la mission de très près.

Grâce à Runview et l’expérience de ses équipes en matière de recouvrement, y compris à l’international, elle a d’ailleurs pu démêler un imbroglio avec un fournisseur espagnol. A la suite de paiements de factures effectués alors que des versements étaient déjà en place, le Groupe Nicollin pense à l’époque que ce fournisseur lui doit une somme conséquente, mais celui-ci affirme l’avoir déjà remboursée. Malgré des tentatives de contacts et de lettrage, Christine Dumas peine à tirer cela au clair. Elle sollicite alors l’aide du directeur Recouvrement et circularisation de Runview. « Après avoir bien bataillé, il a trouvé la solution. Il nous manquait en réalité deux grosses factures qu’un centre ne nous avait pas transmises, expliquant ainsi le quiproquo. Cela nous a permis d’apurer un compte et pas des moindres », se réjouit-elle en soulignant que ce sujet ne faisait pas partie des missions initialement demandées à Runview.

Des résultats rassurants

« Ils ont validé nos process en montrant qu’ils étaient finalement assez fiables. Oui, il y avait quelques erreurs mais rapportées au volume que nous gérons et aux turbulences traversées, c’était plutôt rassurant », explique Christine Dumas. En matière de TVA déductible omise, la majorité des anomalies relevées portent sur de la TVA sur des cadeaux à la clientèle, que le Groupe avait volontairement pour usage de ne pas déduire, une décision prise à la suite d’un ancien redressement. « Le Groupe préférait se pénaliser que de s’exposer à un risque vis-à-vis de l’administration fiscale », explique la coordinatrice du service comptabilité fournisseurs. Les arguments et les justificatifs apportés par Runview ainsi que la démonstration des sommes dont l’entreprise se privait ainsi ont fait évoluer la décision du Groupe Nicollin. « Runview a su faire valoir la légalité et la sécurité dans laquelle on pouvait procéder à cette déduction », raconte-t-elle.

Grâce aux liens proposés sur la plateforme de présentation des résultats vers les factures concernées et aux efforts des consultants pour fournir ces éléments avant l’échéance limite de récupération, elle a facilement pu rassembler les pièces et le Groupe a pu récupérer les sommes fin 2024. La consigne a été passée aux équipes de désormais déduire la TVA qui pouvait l’être sur ces opérations. L’audit a aussi permis de clarifier un point de réglementation concernant la déductibilité de la TVA sur des factures relatives à des rencontres sportives organisées pour les collaborateurs.

S’agissant des trop-payés fournisseurs, quelques doublons ont été repérés. « Nous nous sommes aperçu qu’une même facture pouvait avoir été saisie deux fois parce qu’elle avait été envoyée en double et validée par deux centres. Même s’il s’agissait de cas marginaux, cela a attiré notre attention sur le besoin de sensibiliser davantage les directeurs des centres sur ce qu’ils visent et contrôlent », détaille Christine Dumas. Quelques avoirs non comptabilisés parce qu’ils n’avaient pas été transmis au service comptable ont également pu être identifiés. Les équipes de Runview se sont chargées de procéder au recouvrement de ces différents trop-payés.

L'audit comme outil d'amélioration et de vérification

Si le cash récupéré constitue naturellement un des intérêts de l’audit, la coordinatrice du service comptabilité fournisseurs y voit aussi un outil d’amélioration. « On connaît et travaille déjà sur les quelques faiblesses que l’on peut avoir mais cet audit nous donne des arguments et du poids pour sensibiliser aux points d’attention et avancer de manière à ce que ces anomalies soient de plus en plus marginales », souligne-t-elle.

D’ores-et-déjà, le Groupe Nicollin a d’ailleurs décidé de réitérer l’expérience en confiant un nouvel audit de Profit Recovery à Runview en 2026. « Je m’attends à ce que les points d’anomalies identifiés dans cette première mission ne soient plus présents, pointe Christine Dumas. Mais cela nous permettra de valider les nouveaux process mis en place et de rassurer tout le monde car d’ici là nous serons passés à la dématérialisation ». Preuve que dans la vie d’un service comptable, les évènements susceptibles de motiver la réalisation d’un audit de contrôle ne manquent pas.