Facture électronique : tenez-vous prêts !

Alors qu’il ne reste qu’un peu plus d’un an avant la première étape de généralisation de la facturation électronique pour les transactions BtoB, il est grand temps pour les entreprises d’entamer ou d’accélérer les démarches pour préparer la mise en œuvre de cette révolution. Effectivement, cette réforme s’annonce porteuse de nombreux avantages pour les entreprises, mais à condition de réussir sa transition. Modèle de fonctionnement prévu, identification et rôle des différents acteurs du dispositif, réflexions et actions à mener en amont de son déploiement, on fait le point sur les notions à connaître et les mesures à prendre pour être prêt le jour J.

Adieu facture papier ou PDF ! Prévue par la loi de finances pour 2020, la généralisation de la facture électronique dans les transactions BtoB est pour bientôt.

Parce qu’elle va de pair avec une transmission automatique des données des factures à l’administration fiscale, la facturation électronique permettra à l’Etat de disposer d’une meilleure connaissance de l’activité économique et d’améliorer la lutte contre la fraude à la TVA. Cette révolution devrait également faciliter la vie des entreprises et leur permettre d’optimiser la gestion et le suivi de leurs factures. Mais avant de pouvoir bénéficier de ces avantages, encore faut-il appréhender cette réforme. Le point sur ce qu’il faut savoir afin de s’y préparer au mieux.

Facture électronique : de quoi parle-t-on ?

Une facture électronique n’est pas juste un fichier sous format numérique, mais une facture dont le cycle de vie est intégralement dématérialisé. Un PDF ou le scan d’une facture papier ne répondent pas à sa définition.

Selon l’article 289 Bis du Code général des Impôts, son « émission », sa « transmission » et sa « réception » « s’opèrent sous forme électronique ». Une facture électronique doit non seulement être créée, envoyée et conservée sous forme dématérialisée, mais aussi intégrer un ensemble de données requises par l’administration fiscale.

Également appelée e-invoicing, la facturation électronique  s’applique à l’intégralité des opérations domestiques – qui concernent le territoire national – d’achats et de ventes de biens et de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France et assujetties à la TVA. La réception de factures électroniques sera obligatoire pour tous au 1er juillet 2024. Leur émission le sera à compter de cette même date pour les grandes entreprises puis le 1er janvier 2025 pour les ETI et le 1er janvier 2026 pour les PME et micro-entreprises.

Par ailleurs, les entreprises ont pour obligation de transmettre certaines données de transaction à l’administration fiscale. Dénommé e-reporting, ce dispositif concerne les opérations commerciales qui ne sont pas soumises à la facturation électronique. Il s’agit notamment des ventes avec des particuliers ou des opérateurs établis à l’étranger.

Le fonctionnement de la facturation électronique

Le processus prévu pour la facturation électronique fait intervenir différents acteurs selon un modèle en Y. Chaque entreprise devra choisir entre le Portail Public de Facturation (PPF) et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) pour l’émission et la réception de ses factures.

S’appuyant sur Chorus Pro, le portail dédié à la facturation électronique pour les transactions entre les entreprises et le secteur public, le PPF permettra de déposer et de réceptionner gratuitement des factures en ligne. Il centralisera et transmettra les données de facturation de l’ensemble des transactions à l’administration fiscale.

Offrant davantage de fonctionnalités, les PDP sont des solutions proposées par des acteurs privés, immatriculées par l’administration fiscale. Elles pourront assurer l’émission, la transmission et la réception de la facture, avec un rôle d’intermédiaire entre fournisseurs et clients. Elles transmettront ensuite ces données au portail public. C’est ce qui les distingue des simples Opérateurs de Dématérialisation (OD). Ces derniers, non immatriculés, accompagnent les entreprises dans la dématérialisation de leurs factures, peuvent en produire, en envoyer ou en récupérer, mais doivent eux-mêmes passer dans tous les cas par le PPF ou un PDP.

Les factures électroniques devront contenir les mêmes mentions obligatoires que les factures format papier auxquelles s’ajouteront quatre points  prévus par le décret du 7 octobre 2022 :

• Le numéro de SIREN ou SIRET du client
• L’adresse de livraison, si différente de l’adresse du client
• La nature des opérations facturées (livraison de biens, prestation de services, opération mixte)
• L’option du paiement de la TVA au débit, le cas échéant

Seuls certains formats de facture seront acceptés pour les échanges avec le portail public de facturation (PPF). Il s’agit des formats UBL, CII et Factur-X. Répondant à la norme européenne EN 16931-1, ce dernier a l’avantage de comprendre à la fois des informations lisibles par l’humain et des données structurées. Ces formats normés seront utilisés pour les échanges de données entre les différents acteurs.

Des avantages pour les entreprises

De nombreux avantages sont associés à la généralisation de la facture électronique pour les entreprises.

Cette évolution est d’abord synonyme d’économies puisqu’elle doit permettre de réduire considérablement les coûts associés au traitement des factures. Il sera également plus simple d’automatiser la gestion de ces dernières et d’en assurer un meilleur suivi, que ce soit pour des factures entrantes ou sortantes. A la clé : une amélioration des délais de paiement et donc de la trésorerie des entreprises.

A terme, cette réforme pourra aussi alléger le travail nécessaire pour effectuer les déclarations de TVA puisque celles-ci pourront être pré-remplies grâce aux données récupérées par le PPF.

Une préparation nécessaire avant la mise en œuvre de la réforme

Initialement prévu pour le 1er juillet 2024, le passage à la facturation électronique a été reporté pour permettre aux entreprises de le réaliser dans les meilleures conditions. Ce report est éloquent : synonyme de changements conséquents, la mise en œuvre de la facturation électronique implique une véritable préparation en amont. Les entreprises devront déterminer si elles souhaitent faire appel au Portail Public de Facturation (PPF) ou à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) et le cas échéant, choisir laquelle. Le service dédié à l’immatriculation de ces plateformes a ouvert le 2 mai dernier au sein de la DGFIP, permettant aux premiers prestataires candidats de déposer leur dossier.

Pour choisir entre ces différentes solutions, les entreprises doivent au préalable définir leurs besoins et leur stratégie pour le passage à la facturation électronique. Cette réflexion suppose de dresser un état des lieux des flux de factures de l’entreprise et de leur traitement. Il s’agit de faire le point en répertoriant l’ensemble des outils, applications, processus mais aussi des personnes impliquées et touchées par la réforme.

Enfin, disposer d’un référentiel de tiers complet et à jour est un prérequis à la mise en application de la facturation électronique. En effet, les plateformes utiliseront notamment les numéros de SIRET et SIREN des partenaires commerciaux pour retrouver les entreprises impliquées dans les transactions. Si ces données sont incorrectes ou incomplètes dans le système d’information de l’entreprise, le risque est de voir les factures en question rejetées ou bloquées. Cela n’a rien d’hypothétique. On estime généralement qu’un cinquième des informations enregistrées dans les bases fournisseurs ou clients comporte des erreurs.

Il est donc essentiel de procéder à une analyse afin de fiabiliser toutes les données des tiers nécessaires au bon fonctionnement de la facturation électronique. Il s’agit de vérifier les informations de la base, la cohérence des données entre elles (numéros de SIREN, données de TVA, IBAN, codes BIC/SWIFT, etc.), d’identifier et corriger les champs vides ou incorrectement renseignés. Cette analyse doit aussi permettre de « nettoyer » cette base afin d’éliminer par exemple les tiers y figurant en double. Une prestation de Profit Recovery menée par Runview a par exemple mis en lumière des doublons de fournisseurs dans le référentiel tiers d’un client.

→ Découvrez comment Batigère a anticipé la généralisation de la facturation électronique à travers un audit de Profit Recovery

David Fenart, responsable comptable chez Batigère Grand Est

Grâce à l’identification et à la suppression des doublons, nous pourrons partir sur des bases saines lors de la mise en place de la plateforme de facturation électronique.

Le calendrier de mise en œuvre de la réforme s’annonce dense. Pour tenir les échéances et entamer l’ère de la facturation électronique sous les meilleurs auspices, anticiper l’analyse et le nettoyage de son référentiel de tiers est  sans aucun doute une étape clé. Ne la négligez pas !