Avec ComptaSecure, SMCP prépare les contrôles fiscaux et améliore sa comptabilité

Après un changement d’ERP et alors qu’il était notifié d’un contrôle fiscal, le groupe de prêt-à-porter SMCP a utilisé la plateforme d’analyse du FEC ComptaSecure (anciennement Runview Analytics) pour contrôler son fichier des écritures comptables. L’occasion d’ajuster certains paramétrages afin d’améliorer la conformité du FEC mais aussi, pour la responsable comptable, d’identifier des points d’attention et de préparer des explications en vue d’éventuelles questions de l’Administration.

Produire un fichier des écritures comptables pour répondre aux attentes de l’administration fiscale est une chose. Analyser ce fichier pour en tirer des informations utiles aux directions comptables et fiscales en est une autre. Les équipes du groupe SMCP en ont fait l’expérience grâce à la solution ComptaSecure.

SMCP est né du regroupement des marques Sandro, Maje et Claudie Pierlot, auxquelles s’ajoutent aujourd’hui De Fursac. Le groupe de prêt-à-porter haut de gamme est présent partout dans le monde grâce à des filiales dans 13 pays européens et des business units en Asie et aux Etats-Unis. Il a réalisé en 2019 un chiffre d’affaires de près d’un milliard d’euros. En France, SMCP compte 8 sociétés, 4 dédiées aux différentes marques, une dédiée à la logistique et 3 holdings.

Premier FEC sur le nouvel ERP

La comptabilité est gérée en interne et centralisée au sein d’un centre de services partagés où travaillent 45 personnes, réparties au sein de différents pôles. Jusqu’en 2019, les fichiers des écritures comptables des différentes structures étaient exportés depuis Sage, sans constituer un point de préoccupation particulière pour les équipes comptables. Mais en 2019, le groupe opère un changement d’ERP et migre vers Oracle Fusion. Une évolution considérable. « Nous l’avons fait très progressivement et nous n’avons au départ pas traité les questions des écritures d’à-nouveaux et de génération du FEC », explique Véronique Couviller, responsable comptable France Europe. En 2021, maîtrisant mieux ce nouvel outil, les équipes se penchent sur les écritures d’à-nouveaux. SMCP reçoit par ailleurs une notification de contrôle fiscal. « Il a donc fallu lancer la production de notre premier FEC sur Oracle », souligne la responsable comptable.

Au même moment, elle est contactée par les équipes de ComptaSecure qui lui proposent de tester la solution d’analyse du FEC ComptaSecure. Une « heureuse coïncidence », selon Véronique Couviller : « Tester ComptaSecure nous donnait l’occasion de vérifier que ce nous avions fait sur Oracle était correct et que notre FEC était conforme aux attentes de l’administration fiscale ». Les analyses proposées par la plateforme vont d’ailleurs plus loin. « Je me suis rendu compte qu’il y avait beaucoup de contrôles très intéressants pour un responsable comptable », souligne-t-elle.

Un premier test est donc effectué sur un FEC de SMCP Logistique, un fichier à la volumétrie relativement modeste par rapport à ceux des autres sociétés du groupe. Puis un deuxième test est lancé sur un FEC de la société Claudie Pierlot, comportant 2 millions de lignes. Outre la responsable comptable, le chef de projet informatique et le fiscaliste du groupe sont impliqués dans ces essais.

Première satisfaction pour SMCP : les analyses automatisées, qui procèdent à 80 contrôles différents sur le fichier autour de différentes thématiques (conformité, qualité comptable, risque fiscal, fraude, etc…), sont très rapides. « Nous nous attendions à charger le FEC le soir et devoir attendre le lendemain matin pour avoir les résultats, mais en une heure, ils étaient déjà disponibles », apprécie Véronique Couviller. La responsable comptable et le chef de projet informatique se partagent alors les différentes thématiques pour passer en revue les résultats des analyses.

Des contrôles de conformité plus complets que sur Test Compta Demat

S’agissant des tests de conformité, ComptaSecure comportent différents contrôles pour vérifier que le FEC soumis répond bien aux normes fixées par l’administration fiscale (article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales). Les équipes de SMCP ont constaté que les résultats étaient plus complets que ceux auxquels elles avaient abouti en soumettant le même FEC à Test Compta Demat, l’outil proposé par l’administration fiscale. « Test Compta Demat ne procède qu’à des contrôles de format et vérifie que l’on a les bonnes colonnes. Notre FEC était ressorti comme conforme mais les résultats n’étaient pas aussi détaillés qu’avec ComptaSecure qui apporte un complément d’information très utile », souligne la responsable comptable.

ComptaSecure a par exemple décelé la présence de ruptures de séquence et d’une anomalie concernant la présentation des écritures d’à-nouveaux, qui ne figuraient pas en début de fichier comme ce doit normalement être le cas. Grâce aux différents résultats, le chef de projet informatique a pu procéder à des ajustements sur Oracle. « Cela nous a permis de sortir un FEC plus propre, qui a ensuite été validé par l’administration fiscale », explique Véronique Couviller, qui souligne aussi que, sur le deuxième FEC analysé, les erreurs de formats étaient moins importantes, preuve de l’efficacité des correctifs opérés.

Contrôler, expliquer, archiver les informations

La responsable comptable s’est de son côté plongée dans le détail des nombreux tests portant notamment sur la cohérence et la qualité comptable, le risque fiscal ou encore les risques de fraude. « La plateforme est très bien faite et très lisible. Je me suis attachée à voir quels étaient les différents contrôles réalisés et comment je pouvais y répondre », explique-t-elle. La démarche lui permet d’anticiper les éventuelles questions de l’administration fiscale. « Il y a des contrôles très spécifiques sur la TVA et d’autres sur les mots qui pourraient éventuellement faire réagir l’administration, illustre la professionnelle. A chaque fois, j’ai cherché l’explication, commenté et enregistré ces éléments. Dans trois ans, en cas de contrôle, on pourra ressortir le rapport avec ces informations ». Concernant les écritures d’à-nouveaux, le fait qu’elles ne figurent pas en début de fichier s’expliquait ainsi par le contexte spécifique de migration qui avait conduit les équipes à ne lancer ces écritures qu’en novembre. « Les tests ont aussi relevé des écritures saisies un 23 décembre mais validées le 31. Il s’agissait d’écritures de provisions, que pour isoler, nous mettons toutes au 31 », précise Véronique Couviller.

Un autre contrôle a été très apprécié par la responsable comptable : celui portant sur la balance générale. « ComptaSecure reconstitue la balance générale à partir du FEC et j’ai ainsi pu vérifier et valider qu’elle était bien cohérente avec celle générée sur Oracle », assure-t-elle.

Une fois les analyses faites et commentées, elle a pu transmettre le FEC au directeur fiscal, qui l’a ensuite fourni à l’administration fiscale. « La vérification du FEC est un sujet plutôt comptable. Néanmoins, il rassure la fiscalité parce que le FEC a été validé mais aussi parce que le directeur fiscal, qui est très éloigné de la comptabilité, sait qu’en cas de contrôle, le rapport généré par ComptaSecure peut être ressorti avec les informations associées », développe-t-elle. Pour Véronique Couviller, la démarche est valorisante pour les services comptables et le rapport généré par ComptaSecure représente un véritable outil de communication en interne. « Cela permet de montrer à sa hiérarchie, au top management mais aussi à l’audit interne ou aux commissaires aux comptes que l’on ne s’est pas contenté de produire un FEC et une liasse fiscale. Ce FEC a été validé et on a procédé à des contrôles supplémentaires ».

Véronique Couviller, responsable comptable France Europe chez SMCP

On va plus loin que la production d'un simple FEC : c'est un véritable contrôle de la comptabilité.

Un support d'amélioration

Les résultats des tests pourraient aussi nourrir une réflexion sur d’éventuels changements d’habitudes et conduire à l’amélioration de certains processus comptables. « Cela pourrait être un support pour changer nos manières de faire et par exemple revoir l’utilisation dans les libellés d’écritures de certains mots spécifiques. L’analyse du FEC donne au responsable comptable l’occasion de s’interroger sur certaines pratiques que l’on ne questionne pas habituellement », souligne-t-elle.

A l’avenir, Véronique Couviller imagine donc une utilisation de ComptaSecure à triple détente. « L’idée, idéalement, c’est que l’on puisse s’appuyer sur les contrôles clefs de conformité au moment d’extraire le FEC. Une fois que l’on a la liasse fiscale, on peut ensuite effectuer des vérifications croisées et valider plusieurs points fiscaux. Et une fois sortis de la période fiscale, nous pourrons utiliser les résultats pour voir ce qui est améliorable ou pas », énumère-t-elle. Des usages multiples auxquels il faut ajouter, à plus long terme, la possibilité de revoir les commentaires apposés en cas de contrôles fiscaux ultérieurs.

« Si la découverte de l’outil s’est faite suite à la migration de l’ERP, il n’est en revanche pas nécessaire de traverser un contexte particulier de changement pour avoir recours à la solution », note Véronique Couviller, qui porte désormais un nouveau regard sur le FEC. « On va plus loin que la production d’un simple FEC : c’est un véritable contrôle de la comptabilité ».