Le data controller, poste clé des cabinets comptables au cœur des flux

La dématérialisation des flux transforme le métier des collaborateurs comptables, qui saisissent de moins en moins de pièces, mais gèrent de plus en plus de flux. Comment s’assurer de la sécurité et de l’intégrité des données traitées ? En repensant l’organisation du cabinet avec une équipe de data controllers, dotée d’une solution d’analyse performante.

La digitalisation des flux de données est sans doute le principal changement qu’a connu le secteur de l’expertise comptable ces dernières années. Après la dématérialisation et la structuration des déclarations fiscales (EDI), des données bancaires, des données de paie (DSN, bulletin de paie électronique), ce sont les données comptables (FEC) et les pièces elles-mêmes (facturation électronique) qui sont concernées.

Dans le même temps, profitant de cette modernisation des échanges, de nombreux outils sont venus faciliter le traitement de cette masse de données. Les solutions de reconnaissance automatique, de pré-comptabilité, ou de gestion se sont multipliées, automatisant toujours davantage le travail des collaborateurs, et apportant plus de valeur ajoutée aux clients.

Ces deux phénomènes, dématérialisation et automatisation, ont entraîné un profond bouleversement des pratiques en cabinet. Le métier de l’expertise comptable s’est transformé. Avant, il s’agissait de structurer dans un format numérique des documents papier fournis par le client. Aujourd’hui, il s’agit de gérer des flux dématérialisés, et surtout déjà structurés.

Pour autant, l’automatisation n’est jamais parfaite. Les outils de reconnaissance automatique et d’intégration de données sont extrêmement performants, mais il existe un taux d’erreur incompressible qui rend l’intervention humaine indispensable. Le collaborateur comptable d’aujourd’hui a donc un rôle clé dans le cabinet de demain : celui de garantir la fiabilité des données, en devenant data controller.

Data controller, nouveau poste clé des cabinets d’expertise comptable

Conséquence logique de la transformation du métier des cabinets, la transformation des postes eux-mêmes. La dernière étude des Moulins, qui propose une typologie tout à fait intéressante, place dans la catégorie des « métiers liés aux nouvelles technologies » les postes liés à la gestion de ces flux dématérialisés de données. On y trouve notamment :

• le business intelligence manager, qui analyse les données et les présente d’une façon claire et visuelle pour aider les dirigeants à prendre des décisions ;
• le data analyst, qui dispose de connaissances pointues en matière de statistiques et de langage informatique, et qui est donc en mesure de créer une méthode spécifique d’analyse des données, avec des algorithmes dédiés, des protocoles d’actualisation, etc.

Ces descriptions peuvent sembler loin du cœur de métier de l’expertise comptable. Et il est vrai que tous les cabinets n’auront pas de tels profils dans leurs effectifs.

Il en est autrement du data controller, qui devrait se retrouver dans tous les types de structures, et qui commence à faire son apparition. Le cabinet Kaliame, basé à Rennes, a par exemple structuré son activité autour de deux pôles : un pôle réviseurs, et un pôle data controller.

Laetitia Denis, diplômée d’expertise comptable et responsable du pôle data contrôle

Nos data controller ont deux clients : le client du cabinet, et un client interne, le réviseur. Le rôle du data controller est d’accompagner le client dans l’utilisation de notre plateforme, de paramétrer le dossier et de s’assurer de la collecte des données au fil de l’eau. En d’autres termes, il est responsable de la donnée fournie au réviseur, que ce soit en termes d’exhaustivité ou de qualité.

Dans ce cabinet, une checklist contenant une dizaine de points de contrôle a été mise en place pour garantir la qualité des données. L’ensemble de ces points sont passés en revue par le data controller une fois par mois, avant de déverser les écritures en comptabilité. Ce sont alors les réviseurs qui prennent la main. Déchargés de toute question relative à la saisie ou la collecte des pièces, ils peuvent se concentrer sur les aspects déclaratifs : déclaration de TVA ou bilan.

→ Lire notre article : Utiliser la data comptable du cabinet pour un conseil amélioré

Quel outil pour faciliter le travail de votre data controller ?

Les data controller peuvent également s’appuyer sur des solutions modernes pour rendre leurs contrôles plus efficaces et prioriser leurs travaux. En pratique, des cabinets exportent régulièrement les FEC provisoires de l’ensemble de leurs dossiers pour les analyser grâce à ComptaSecure. La solution identifie le niveau de risque de chaque dossier pour aider le collaborateur à prioriser son travail de révision. Ce dernier est ainsi en mesure de se focaliser sur les points signalés pour s’organiser de manière optimale et gagner en productivité.

L’automatisation ne remplace donc pas le collaborateur, elle le complète. C’est ce que confirme Fabrice Heuvrard, expert-comptable et commissaire aux comptes, et rapporteur du 74e Congrès de l’Ordre des experts-comptables « L’expert-comptable au cœur des flux » :

Fabrice Heuvrard, expert-comptable et commissaire aux comptes

Le numérique apporte des solutions, mais ne résout pas tous les problèmes. Il est donc indispensable de l’associer à une intelligence humaine, celle de nos collaborateurs. C’est tout l’intérêt du poste de data controller, qui aidé d’une solution d’analyse dédiée, et notamment d’une solution d’analyse des FEC, est le garant de la valeur des données traitées.

Pourquoi utiliser une solution d’analyse des FEC ? L’import et l’analyse en masse permettent tout d’abord de traiter l’ensemble des dossiers, et de passer d’une logique d'échantillonnage à une vérification exhaustive.

Les solutions d’analyse des FEC permettent par ailleurs d’automatiser de nombreux contrôles et de garantir un haut niveau de qualité comptable en détectant notamment :

• les ruptures de séquences ;
• les incohérences dans les dates ;
• les champs vides ;
• les imputations comptables inhabituelles ;
• les taux de TVA incohérents.

In fine, le data controller priorise les dossiers en fonction de la quantité d’anomalies comptables à traiter ou du risque fiscal par exemple.

Alors, votre premier data controller, c’est pour quand ?

On l’a vu, la présence systématique de data controllers au sein des cabinets n’est plus qu’une question de temps : la dématérialisation des flux a transformé les processus de production, et elle transforme maintenant les postes et métiers des cabinets. Les experts-comptables doivent garantir la qualité et l’exhaustivité des flux de données qu’ils gèrent, et ils ont tout intérêt à spécialiser des collaborateurs dans ce domaine. Mais créer le poste n’est qu’une étape : les data controller doivent être équipés de solutions modernes pour à la fois automatiser les contrôles et analyser l’ensemble de leurs dossiers. ComptaSecure est à votre disposition pour vous aider dans cette démarche !