Analyser le FEC pour détecter des montants perdus dans la comptabilité

Factures payées deux fois, avoirs mal enregistrés, TVA déductible omise… La comptabilité fournisseurs des entreprises recèle des erreurs pouvant conduire à des pertes de trésorerie. Ces anomalies, plus courantes qu’on ne le pense, sont facilement identifiables par l’analyse automatisée du FEC, une démarche qui peut rapporter gros.

Entre les OCR, la dématérialisation des flux ou encore l’utilisation de plus en plus fréquente de l’intelligence artificielle, les nouvelles technologies apportent des solutions pertinentes aux fonctions comptables et financières des entreprises et sont désormais largement répandues.

Même bien maîtrisée, cette digitalisation de la comptabilité génère régulièrement des erreurs, pour certaines complexes, qui passent entre les mailles des filets des dispositifs de contrôle et de prévention habituellement mis en place. Une partie d’entre elles peuvent dès lors être synonymes de pertes financières.

Alors que l’optimisation de la trésorerie figure parmi les priorités stratégiques des chefs d’entreprises et des directeurs financiers et comptables, il est essentiel pour eux de pouvoir repérer ces irrégularités afin de récupérer ces sommes perdues. Une analyse automatisée du Fichier des Écritures Comptables (FEC) répond à cet enjeu en leur permettant d’identifier rapidement les trop-payés et la TVA déductible oubliée dans leur comptabilité fournisseurs.

Les trop-payés fournisseurs, des incohérences multifactorielles

S’acquitter de chaque facture pour le montant correct, auprès du bon fournisseur et en s’assurant de n’effectuer ce paiement qu’une seule fois, semble être un projet qui manque d’ambition. En réalité, l’analyse de la comptabilité fournisseurs des entreprises montre que les incidents sont fréquents.

Ils résultent d’une conjugaison de divers facteurs. D’abord, une même facture peut être transmise plusieurs fois à l’entreprise, en cas de relance notamment. Il arrive qu’elle soit alors réglée en double, voire plus. En cause : des défaillances techniques et des erreurs humaines. Aussi, il n’est pas rare qu’un même fournisseur soit enregistré sous plusieurs identifiants dans la base tiers, rendant possible le double-paiement d’une même facture. Les systèmes OCR ont également leurs limites et sont susceptibles de confondre certains caractères : un S avec un 5, un 0 avec O par exemple. Un même document peut alors être soumis à deux reprises avec des numéros de facture différents « aux yeux » du système OCR alors qu’ils sont en réalité identiques. Enfin, l’œil humain lui-même n’est pas infaillible et des défauts de saisie manuelle sont toujours possibles.

La TVA déductible omise, des oublis ponctuels… et récurrents

Le traitement de la TVA déductible est une autre source de pertes financières pour les entreprises, et il est commun qu’elle soit oubliée de manière occasionnelle ou plus récurrente, ce pour plusieurs raisons.

L’omission est souvent involontaire et peut être liée aux limites des systèmes OCR. En fonction de la présentation des factures, les logiciels - mais aussi les équipes comptables - peuvent échouer à identifier la TVA, soit parce qu’elle apparaît à un emplacement inhabituel, soit parce que la mention permettant de la désigner n’est pas évidente, « tax » au lieu de « TVA » par exemple.

Le paramétrage du logiciel comptable conduit aussi parfois à omettre de la TVA déductible, notamment lorsque le code TVA attribué au fournisseur n’est pas le bon - générant des erreurs régulières - ou qu’il ne s’applique pas à l’ensemble de ses prestations.

Enfin, l’oubli peut être lié à un excès de prudence des équipes. Les règles fiscales relatives à la TVA déductible sont complexes et changeantes, ce qui peut conduire à une retenue injustifiée dans leur application.

Des contrôles automatisés pour détecter les montants perdus

Retrouver ces sommes dans la comptabilité des entreprises peut s’avérer difficile dans la mesure où elles sont disséminées parmi un grand nombre d’écritures. Pour le chef d’entreprise, le comptable ou le directeur administratif et financier, l’enjeu est donc de pouvoir les repérer de manière rapide et efficace. C’est l’objectif de l’analyse Cash de ComptaSecure. Elle constitue une solution clef-en-main pour soumettre votre FEC à une investigation automatisée de vos potentiels trop-payés.

En quelques clics, importez votre FEC sur l’interface. L’ensemble du fichier est alors automatiquement passé au crible des algorithmes de ComptaSecure. Avec l’analyse Cash, vous accédez aux résultats des contrôles sur les sommes à récupérer. Vous êtes en mesure grâce à l’onglet « Détail » de retrouver l’ensemble des écritures concernées par de potentiels montants perdus. Sur chaque résultat, la plateforme affiche un degré de probabilité (de modéré à très élevé) et les informations des factures concernées.

Vous obtenez ainsi une liste des doublons potentiels repérés dans votre FEC. En moyenne, 17 400€ de probables doubles paiements ont été identifiés par ComptaSecure pour les FEC d’entreprises réalisant entre 25 et 200 millions d’euros de chiffre d’affaires. Vous accédez également à l’ensemble des écritures sur lesquelles de la TVA déductible a potentiellement été oubliée. 85% des FEC audités via le logiciel en comportent au moins une.

→ Découvrez également notre article "Les anomalies fréquemment identifiées dans le FEC"

Nouvellement développé, un contrôle vous permet de détecter des avoirs non remboursés, qui ont ainsi entraîné des trop-payés auprès de fournisseurs. Les algorithmes de ComptaSecure traquent également les comptes fournisseurs débiteurs, pouvant notamment mettre en évidence des avoirs supérieurs aux factures auxquelles ils sont lettrés.

Vous obtenez ainsi un panorama exhaustif et précis des anomalies synonymes de potentielles sommes à recouvrer dans votre comptabilité.

Exemple de tableau de détails sur les double-paiements

Du cash facilement récupéré

Une fois les résultats de l’analyse Cash de ComptaSecure obtenus, la récupération des montants perdus est très facile.

En matière de TVA, il s’agit presque d’une formalité. Il vous suffit de procéder à une régularisation de la TVA déductible oubliée en reportant les montants concernés dans votre déclaration CA3. Les règles de prescription fiscale vous autorisent à le faire jusqu’à 2 ans après l’omission.

S’agissant des trop-payés aux fournisseurs avérés, il vous revient de contacter les entreprises concernées pour obtenir leur remboursement ou un avoir sur de prochaines factures. Sachez que cette démarche aboutit dans la grande majorité des cas et sans difficulté.

Ce travail, qui permet aux fournisseurs concernés de « nettoyer » leur comptabilité, témoigne aussi de l’attention que vous portez à développer des relations saines avec eux. « Cette démarche souligne notre professionnalisme vis-à-vis des fournisseurs et contribue à développer notre gestion de la relation fournisseur », considère ainsi la DAF d’une grande entreprise française industrielle.

Des bénéfices pas seulement financiers

Grâce à l’analyse Cash, vous pouvez ainsi améliorer votre trésorerie et votre compte de résultat, mais aussi obtenir des informations précieuses pour optimiser vos processus et donc préserver vos ressources financières sur le long terme.

ComptaSecure vous permet également de mener d’autres analyses à partir du FEC, par exemple pour vous assurer de la conformité du fichier ou effectuer un diagnostic préventif de vos données comptables et fiscales, que ce soit dans une démarche de contrôle continu ou en anticipation d’un contrôle fiscal. Avec ces analyses en libre-service, il ne tient qu’à vous de profiter pleinement du potentiel de vos FEC !