3 conseils pour générer un FEC conforme

Ce début d’année, synonyme pour la plupart des services comptables de clôture des comptes, est aussi le moment opportun pour générer un FEC conforme. Retrouvez les conseils d’une spécialiste pour y parvenir.

« Le FEC reprend l’ensemble des écritures comptables qui concernent une société et un exercice donné. Il est exigé par l’administration fiscale lorsqu’elle notifie un contrôle. Dès lors l’entreprise a 15 jours pour transmettre son fichier FEC répondant aux règles de conformité prévues par la DGFIP », rappelle Imane Arrom, experte métier pour la plateforme d'Intelligence Comptable ComptaSecure.

Mais générer un FEC conforme n’est pas évident. Nos experts ont ainsi constaté que plus de 4 entreprises sur 5 avaient dû surmonter des difficultés significatives pour produire leur FEC.

Le défi est double : d’une part, générer un fichier conforme aux normes exigées par l’administration, et d’autre part, s’assurer que son contenu soit dénué d’anomalies. Voici quelques conseils pour y parvenir.

Conseil n°1 : disposer d’un outil d’extraction fiable et bien paramétré

Les principaux ERP (SAGE, SAP, CEGID...) intègrent généralement un programme pour produire le fichier des écritures comptables. Encore faut-il que le paramétrage soit correct. « D’un ERP à un autre, il peut exister des spécificités. Il est donc nécessaire de prendre du temps pour bien les maîtriser ». Le paramétrage de l’ERP peut être plus ou moins complexe. Aussi effectuer ce travail juste après la clôture évitera de bloquer l’ERP à un moment critique.

Le cas des écritures d’à-nouveaux constitue par exemple un point susceptible de faire l’objet d’une attention particulière. « Nos clients rencontrent souvent des difficultés liées à ces écritures. Elles ne sont pas forcément générées correctement par les systèmes comptables. Les manipulations à faire peuvent varier selon l'ERP, il faut donc contrôler ces écritures dès leur report », illustre Imane Arrom.

Les normes de comptabilité représentent un autre exemple des sujets de vigilance lors du paramétrage de l’ERP. Ce dernier doit permettre de n’intégrer dans le FEC que les écritures respectant les normes de la comptabilité française. Celles liées aux normes IFRS ou US-GAAP par exemple sont à exclure.

Conseil n° 2 : contrôler l’absence d’anomalies

Une fois le FEC généré, mieux vaut s’assurer qu’il respecte les normes définies par l’administration fiscale. Ces règles portent notamment sur le format du fichier, son nom, les séparateurs à utiliser, le nombre de champs, leur ordre, leur libellé ou le séquençage des écritures, etc... Pour identifier les problèmes techniques et les éventuelles anomalies, rien de tel que de tester la conformité du fichier avec un outil dédié. C’est en partie possible grâce au logiciel Test compta Demat développé par la DGFIP.

Un deuxième niveau de contrôle consiste à vérifier la cohérence comptable des écritures. « Il nous est arrivé d'identifier par exemple des écritures déséquilibrées ou encore des écritures qui n'appartiennent pas à l’exercice concerné ».

L’entreprise peut aussi s’assurer que les écritures retracées dans le FEC sont bien en accord avec les déclarations effectuées, et conformes aux informations fournies dans sa liasse fiscale.

Certaines solutions d’analyse du FEC proposent d’aller encore plus loin. En explorant les données avec des techniques de data-mining, elles permettent par exemple d’identifier des trop-payés fournisseurs, de la TVA déductible omise et de prévenir les risques fiscaux.

→ Vous souhaitez en apprendre plus ? Consultez notre guide complet pour tout savoir sur le FEC.

Conseil n°3 : anticiper les questions de l’administration

La rédaction de la notice explicative doit aussi s’effectuer avec soin, afin de désamorcer les interrogations que pourraient faire naître certaines spécificités dans le FEC, comme par exemple :

• Deux écritures dans deux journaux différents peuvent avoir le même numéro de pièce.« Il faut le préciser dans le descriptif remis en même temps que le FEC », précise Yasmine Salahdine.
• Des ruptures de séquence dans l’enchaînement de la numérotation des écritures. La présence d’une rupture non expliquée peut être interprétée comme une anomalie.
• Des dates de comptabilisation d’écritures postérieures à leur date de validation. « Dans certaines configurations, cela peut s’expliquer. Il peut arriver que l’on valide toutes les écritures le dernier vendredi du mois alors que certaines écritures automatiques sont passées ultérieurement. Ce sont des sujets que l’administration fiscale sera certainement amenée à creuser ».

Les différents exemples relevés par nos spécialistes le démontrent : générer un FEC conforme, cela ne s’improvise pas. Suivre ces 3 conseils pratiques, c’est pour l’entreprise un moyen simple d’assurer la conformité de son fichier des écritures comptables et aborder sereinement d’éventuels examens de comptabilité.